秘密保持契約

                           

                【秘密保持契約とは】

  

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 (1)秘密保持契約を結ぶ理由
 @ 会社、個人事業主の方々が新たに取引を行う場合、相手方の業者と契約を結びます。
 
 特に、業務委託契約を結ぶときには、契約書に秘密を守る内容の条文(秘密保持条項)が入
 っていますが、会社、個人事業主の情報・個人情報等の情報処理を外注する場合は、前提
 となる基本契約の他に秘密保持契約NDA on−Disclosure Agreement)                       を締結する事が殆どであると思われます。         

  
 このように基本契約の他に秘密保持契約を締結する理由はどこにあるのでしょうか。

 会社が営業を行い事業を継続するには、外部の会社等にある仕事を委託することは良く行われて
 います。例えば、従業員の給料の計算や社会保険の管理等を外部に依頼する場合があります。

 

 外部に委託する理由は、外部の会社の専門知識やノウハウの活用、費用の削減等が考えられます
 が、このような長所だけではなく、委託した業者から個人情報が漏れる、業者の倒産、契約に反
 する行為の発生つまり損害賠償請求等短所・リスクがあります。

 

 さらに、再委託再々委託がなされることにより個人情報の漏えいの危険が拡大しますし、誰に
 責任があるかが不明になります。

 

★ そこで、個人情報保護法22条は以下のとおり規定しています。

(委託先の監督)
 第22条 個人情報取扱事業者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場
 は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図れるように、委託を受けた者に
 対する必要かつ適切な監督を行わなけばならない。

 

 本条は、本来は自分で管理しなければならないのに、外部の会社等に委託するときには委託
 元である会社等は委託先である会社等を適切な監督を行わなければならないとされています。

  
 A 個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合とは
 委託とは、委任契約や請負契約との契約の種類に関係なく個人情報取扱業者が他者に個
 人データの取扱の全部または一部の取り扱いを依頼する場合です。

                 

例えば、情報処理会社に自分の会社の有している個人データの入力、編集等の処理を行う事を依頼することが挙げられます。

このような委託は、ひんぱんに行われています。


安全管理とは、委託先に委託された個人データが漏れたり滅失毀損することを防止するために必要な措置が行われていることを意味します。

 

                    
委託先のシステム管理は大丈夫でしょうか! 

 

 

B 委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなけばならないとは
 委託を受けた者とは、委託元の個人事業取扱業者から個人データの処理を依頼された者で
 あり、個人情報取扱事業者であってもなくてとよいとされています。


 C 必要かつ適切な監督とは、委託先を適切に選び、第20条の管理措置を守らせるために
 契約を締結する、委託先の個人データの取扱い状況をきちんと把握することなどをいいます。

 

 具体的には、基本契約の他に秘密保持契約を結び、個人情報の委託を受けた際に知る事のできた
 秘密の保護、委託先の会社からの個人データを持ち出すことを禁止する。

 委託が終わった時にデータの返還や消去再度の委託の禁止等を契約に規定することです。

 また、これらの内容を盛り込んだ契約の内容がきちんと守られているかを委託した会社等に
 確認することも必要です。

 

(2)委託した会社等の監督の重要性
 @ 会社、個人事業主の方々は個人情報取り扱いを外部の会社等に委託している事は多く行われ
 います。
  
 個人情報保護法は、委託先の会社等に対して「必要かつ適切な監督」義務が課されています。
 

 この監督を行うについて基本になるのは、秘密保持契約(NDR)です。


 個人情報の引渡しを内容とする業務の委託を行う場合には、守秘義務の範囲や再委託の禁
 止等の個人情報法の規定する条文の内容を盛り込んだ契約(秘密保持契約)を締結するこ
 とによって、個人情報の受け渡す側(委託元)と受け取る側(委託先)のお互いの責任の範
 をはっきりさせておく必要があります。


 企業の法務部に在職していたときには、契約書の中に一つの条文に個人情報の保護に関する内容
 が規定された契約書が数多くありましたが、個人情報保護に関する契約書としては、非常に曖昧
 で不充分なものでした。

 

 ★ 相手方の作成した秘密保持条項や秘密保持契約には、相手方に有利な内容になっており、こち
 らにとっては不利な内容になっています。

  

  極端な例として、秘密を保持する期間について契約終了後の制限がない条文がありました。

 

   現に効力を有している契約書に個人情報保護の条項がないときは、個人情報が漏れたときの対
 応に困ります。そこで、交渉により秘密保持条項を契約書に追加、補充してもらう若しくは、
 契約を更新する場合に秘密保持条項を追加する基本契約の他に新たに秘密保持契約を締結する
 との対応が必要です。

 しかし、相手方がこのような条項の追加等に応じてくれるかは、疑問があります。

  
 A 個人情報を契約の相手方に引渡し場合、個人情報を引渡した委託元の会社が委託先の監
 督を怠ったことにより、個人情報が委託先から漏れ、または不正利用されたときは、個人
 情報を委託した個人情報取扱事業者は、委託先の会社等に対する監督責任に違反したとみな
 される可能性があります。


 ★ 個人情報保護法の委託先に対する監督責任に違反した場合、主務大臣は勧告・命令
 発令し、具体的に事情によっては、懲役・罰金の刑罰が科せられます。


 また、個人情報を引渡した委託先において、個人情報が漏れたり、不正利用があった場合には、委託した会社等の個人情報取扱事業者は、民法上の契約責任(民法第415条)不法行為責任(民法709条・715条)に基づく損害賠償責任を負う可能性があります。

  

←委託した企業の法的責任は重大です!

 

 

 

  なお、個人情報などが漏れるケースとしては、統計的に正社員、嘱託社員、派遣社員、パート、アルバイトを問わず内部者による持ち出しの場合が一番多いとされています。

報道でも内部者による持ち出し漏えいがよく報じられています。

また、個人情報を引渡した委託先から個人情報が漏れるケースも数多くあり、裁判上で争われています。その結果は、委託した方、つまり委託元である会社等が敗訴しています。 

         

内部者による個人情報などの持ち出し 

 

 
 このように個人情報が委託先の会社等から漏洩した場合に備えて、個人情報ば漏れたときの当事
 者の対応、責任の範囲、損害賠償等を詳細に定めた秘密保持契約を結び、法的リスク回避するこ
 に秘密保持契約の目的があります。

 

 貴社の契約書にある秘密保持の条文は大丈夫でしょうか?

 自社、自己の大事な個人情報について、わずか1条〜2条の条文で個人情報保護に関する内容を済ませておりませんか!

 例えば、次のような条文です。秘密情報の定義や契約終了後、漏えい等の対応の内容がありません。

       
 ○○条(秘密保持)
甲及び乙は、本契約の履行に関連して知り得た相手方及び相手方の取引先等に関するすべての秘密情報を相手方の書面による承諾なくして第三者に開示または漏洩してはならない。

 

上記の内容では、個人情報保護法及びガイドライン上だけではなく、コンプライ    アンス(法令遵守)上も問題があります!     

 

 当事務所では、業務委託契約等の基本契約とは別個にA4版に4〜5頁位
に渡り詳細な秘密保持契約書を作成致します。
 

  

秘密保持契約のご相談・作成は、会社の法務部責任者として豊かな個人情報に関する実務経験があり、数多くの相手方会社と個人情報について交渉経験ある当     事務所にご相談ください。    

 

 

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